Tiekunnan kirjanpito ja tilitys

Kirjanpito rakentuu vuoden aikana syntyvistä tapahtumista

Tiekunnan tulot ja menot kirjataan kirjanpitovuodelle sitä mukaa kuin niitä syntyy. Näin eri tilikausien aineistot pysyvät erillään, mutta aiempien vuosien tapahtumat ja raportit säilyvät myöhemmin tarkasteltavina.

Tilien alku- ja loppusaldot sekä vuoden aikana tehdyt kirjaukset muodostavat kokonaiskuvan tiekunnan taloudesta. Myös laskutukseen liittyvät suoritukset voidaan käsitellä osana samaa kokonaisuutta, jolloin laskutus ja kirjanpito pysyvät paremmin yhteydessä toisiinsa.

Samoista kirjauksista muodostuvat kirjanpidon raportit

Kun tapahtumat on kirjattu, niistä muodostuvat päiväkirja ja pääkirja ilman erillistä raportointityötä. Päiväkirjasta tapahtumia voidaan tarkastella aikajärjestyksessä ja pääkirjasta tileittäin.

Tilikauden tuotoista ja kuluista muodostuu tuloslaskelma. Tase puolestaan kokoaa tiedot tiekunnan varoista, veloista ja oman pääoman tilanteesta.

Näin kirjanpidon raportit perustuvat samoihin tapahtumiin, joita vuoden aikana on jo käytetty talouden seurantaan.

Tilikauden tiedoista muodostuu tilitys

Tilikauden päättyessä kirjanpidon aineistoa ei tarvitse alkaa kerätä uudelleen tilitystä varten. Tilityksen luvut voidaan valmistella samassa palvelussa niiden tapahtumien ja raporttien pohjalta, joista tiekunnan kirjanpito on muodostunut.

Kun tilitys on valmis, se voidaan lähettää hoitokunnan jäsenille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Jokainen allekirjoittaja saa oman linkkinsä, jonka kautta asiakirjan voi tarkastaa ja allekirjoittaa.

Näin tilityksen valmistelu ja hyväksyminen säilyvät osana samaa tilikauden kokonaisuutta.

Tarkastus jatkuu samasta aineistosta

Tilityksen tarkastajille voidaan antaa pääsy tarkastuksessa tarvittavaan aineistoon heidän omassa asiointiosiossaan. Tarkastajat näkevät heille osoitetun aineiston ja voivat laatia yhteisen tarkastuskertomuksen suoraan palvelussa.

Kertomusta ei tarvitse kierrättää eri versioina sähköpostitse tarkastajalta toiselle. Valmis tarkastuskertomus voidaan allekirjoittaa sähköisesti, ja hoitokunta näkee palvelusta sekä hyväksytyn kertomuksen että allekirjoitusten tilanteen.

Yhden tilikauden aineisto pysyy yhdessä

Kirjanpidon tapahtumat, raportit, tilitys ja tarkastuskertomus kuuluvat kaikki samaan kirjanpitovuoteen. Kun ne säilyvät yhdessä paikassa, myöhemmin on helpompi nähdä, miten tilikauden luvut ovat muodostuneet ja mitä asiakirjoja sen käsittelyyn on liittynyt.

Tästä on hyötyä myös silloin, kun tiekunnan vastuuhenkilöt vaihtuvat. Aiempien vuosien aineisto ei jää yksittäisen henkilön tietokoneelle, sähköpostiin tai omiin kansiorakenteisiin, vaan uusi vastuuhenkilö voi tutustua aiempaan aineistoon ja jatkaa seuraavan tilikauden työtä samasta kokonaisuudesta.

Näin kirjanpito ei jää irralliseksi vuosittaiseksi tehtäväksi, vaan muodostaa jatkuvan ketjun tapahtumien kirjaamisesta raportointiin, tilitykseen ja tarkastukseen.