Tiekunnan tilityksen tarkastus

Tarkastus alkaa valmiiksi kootusta tilikauden aineistosta

Ennen tarkastusta hoitokunta valmistelee kirjanpidon, raportit ja tilityksen. Jos tilitystä ei tarkasteta tiekunnan kokouksessa, kokous voi määrätä kaksi henkilöä tarkastamaan tilityksen ja antamaan kokoukselle selostuksen tarkastuksen tuloksesta.

Tarkastajat saavat käyttöönsä oman asiointiosion, jonka kautta tarkastuskertomus laaditaan. Tarkastus ei siis tapahdu tiekunnan hallinnon työtilassa, mutta sen lopputulos palautuu osaksi tilikauden aineistoa.

Näin tarkastuksen eri vaiheet pysyvät selkeästi erillään, vaikka ne liittyvät samaan kokonaisuuteen.

Yksi yhteinen tarkastuskertomus

Tarkastajat laativat havainnot ja johtopäätökset samaan tarkastuskertomukseen. Erillisiä tiedostoja ei tarvitse lähettää edestakaisin tai yhdistellä myöhemmin yhdeksi lopulliseksi versioksi.

Kertomus voidaan tallentaa luonnoksena ja siihen voidaan palata tarkastuksen aikana. Sisältöä voi täydentää ja muokata siihen asti, kunnes tarkastajat ovat yhdessä valmiita hyväksymään lopullisen version.

Yhteinen työskentely helpottaa myös sen varmistamista, että molemmat tarkastajat hyväksyvät kertomuksen sanamuodon ja johtopäätökset ennen allekirjoitusvaihetta.

Lopputulos voidaan tarkistaa ennen hyväksymistä

Ennen hyväksymistä tarkastuskertomuksen voi esikatsella valmiin asiakirjan muodossa.

Esikatselu auttaa tarkistamaan, että sisältö on selkeä, kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana ja kertomus näyttää valmiina siltä kuin pitääkin. Mahdolliset korjaukset voidaan tehdä vielä tässä vaiheessa ilman, että hyväksyttyä asiakirjaa tarvitsee avata uudelleen muokattavaksi.

Kun sisältö on valmis, tarkastajat voivat siirtyä hyväksymiseen.

Hyväksymisen jälkeen sisältö lukitaan

Kun tarkastuskertomus hyväksytään, sen sisältö lukitaan. Tämän jälkeen kertomukseen ei enää tehdä muutoksia, vaan hyväksytty versio siirtyy allekirjoitusvaiheeseen.

Molemmille tarkastajille muodostuu oma sähköinen allekirjoituspyyntö. Kertomus voidaan allekirjoittaa omien linkkien kautta ilman tulostamista, käsin allekirjoittamista tai allekirjoitettujen asiakirjojen kokoamista myöhemmin yhteen.

Näin hyväksytty sisältö ja siihen liittyvät allekirjoitukset muodostavat yhden selkeän kokonaisuuden.

Valmis tarkastuskertomus jää osaksi tilikauden aineistoa

Hoitokunta voi seurata tarkastuskertomuksen etenemistä ja allekirjoitusten tilannetta palvelussa. Kun kaikki allekirjoitukset on tehty, valmis kertomus säilyy tilityksen tarkastuksen yhteydessä.

Tarkastuskertomusta ei tarvitse etsiä myöhemmin sähköpostista tai yksittäisen henkilön tiedostoista, vaan se löytyy samasta paikasta muun tilikauden aineiston kanssa.

Tästä on hyötyä myös seuraavina vuosina. Aiemmat tarkastukset säilyvät vertailtavina, ja uusien tarkastajien tai tiekunnan vastuuhenkilöiden on helpompi nähdä, miten aiempien tilikausien tarkastus on toteutettu.

Näin tilityksen tarkastus etenee yhtenäisenä ketjuna valmiista tilikauden aineistosta yhteiseen kertomukseen, hyväksyntään, allekirjoituksiin ja lopulta pysyväksi osaksi tiekunnan aineistoa.