Tiekunnan kokoukset ja asiakirjat

Kokous rakentuu jo valmisteluvaiheessa

Kokouksen valmistelu alkaa perustiedoista ja käsiteltävistä asioista. Esityslistalle kootaan kokouksessa käsiteltävät aiheet, ja niihin liittyvät liitteet ja muu tausta-aineisto voidaan lisätä mukaan jo valmistelun aikana.

Kun kutsu, esityslista ja kokousaineisto kuuluvat samaan kokonaisuuteen, niitä ei tarvitse koota lähetysvaiheessa uudelleen eri kansioista tai tiedostoista.

Valmis kokouskutsu voidaan lähettää osallistujille sähköpostitse. Lähetyksen tila jää näkyviin kokouksen yhteyteen, joten myös kutsujen toimittamista voidaan seurata osana valmistelua.

Päätöksenteon tausta säilyy kokouksen mukana

Kokoukseen liitetty aineisto ei katoa sen jälkeen, kun kutsut on lähetetty. Esityslistan asiat, niiden liitteet ja muu päätöksenteossa käytetty materiaali säilyvät kokouksen yhteydessä myös myöhempää tarkastelua varten.

Tämä tekee kokouksesta enemmän kuin yksittäisen pöytäkirjan. Myöhemmin voidaan nähdä paitsi tehty päätös myös se kokonaisuus, jonka pohjalta asiaa käsiteltiin.

Samalla tiekunnan kokoushistoria muodostuu vähitellen selkeäksi kokonaisuudeksi ilman, että aineistoa tarvitsee etsiä sähköposteista tai erillisistä kansiorakenteista.

Esityslistasta syntyy pöytäkirja

Kokouksessa käsitellyt asiat muodostavat pohjan pöytäkirjalle. Päätökset voidaan kirjata niiden asioiden yhteyteen, joita varten ne alun perin valmisteltiin.

Kun pöytäkirja on valmis, se jää osaksi samaa kokousta yhdessä kutsun, esityslistan ja liitteiden kanssa. Näin valmistelu ja tehdyt päätökset eivät irtoa toisistaan eri asiakirjoihin ja tallennuspaikkoihin.

Valmis pöytäkirja voidaan lähettää sähköisesti allekirjoitettavaksi. Allekirjoituspyyntöjen etenemistä voidaan seurata palvelussa, eikä allekirjoitettuja versioita tarvitse kerätä erikseen sähköpostitse.

Myös muut tärkeät asiakirjat pysyvät järjestyksessä

Tiekunnan asiakirjahallinto ei rajoitu kokouspöytäkirjoihin. Samassa palvelussa voidaan ylläpitää esimerkiksi sääntöjä, talousarvioita, toimintakertomuksia ja tiedotteita.

Asiakirjojen eri vuodet ja versiot säilyvät niiden omissa kokonaisuuksissa. Valmisteilla oleva aineisto voidaan pitää erillään hyväksytystä tai allekirjoitetusta asiakirjasta, jolloin on helpompi nähdä, mikä versio on kulloinkin voimassa tai tiekunnan virallisesti käsittelemä.

Tämä korostuu etenkin asiakirjoissa, joita päivitetään vuosittain tai joista syntyy ajan mittaan useita versioita.

Asiakirjat eivät jää yksittäisten henkilöiden varaan

Kun kokoukset ja muut keskeiset asiakirjat säilyvät tiekunnan omassa työtilassa, aineisto pysyy käytettävissä myös vastuuhenkilöiden vaihtuessa.

Uuden toimihenkilön ei tarvitse rakentaa kokonaiskuvaa vanhoista sähköpostiketjuista, henkilökohtaisista tiedostoista tai eri pilvipalveluihin tallennetuista asiakirjoista. Aiemmat kokoukset, päätökset ja asiakirjat löytyvät samasta paikasta, jossa myös uutta aineistoa valmistellaan.

Valittuja asiakirjoja voidaan lisäksi jakaa tieosakkaiden nähtäväksi. Tieosakas löytää hänelle julkaistun aineiston omasta asiointinäkymästään ilman erillisiä sähköpostiliitteitä.

Näin kokouksen koko elinkaari säilyy yhtenäisenä: valmistelusta ja kokousaineistosta päätöksiin, pöytäkirjaan ja lopulta osaksi tiekunnan pysyvää asiakirjahistoriaa.